Markterkundung vor der Vergabe und Auftragswertschätzung

Fragen, die dieser Bericht beantwortet

Wie viele Anbieter könnten realistisch ein Angebot abgeben, und aus welchen Ländern?
Welchen geschätzten Auftragswert können wir begründen, wenn Optionen, Verlängerungen und alle Lose eingerechnet sind?
Welche Anforderungen in unserem Entwurf verengen den Wettbewerb, ohne einen Mehrwert zu schaffen?
Sollte der Auftrag in Lose aufgeteilt werden – nach Region, Leistungsart oder Menge?
Welche Fristen, Vertragslaufzeiten und Zahlungsbedingungen hält der Markt für umsetzbar?
Für Anbieter: Was sollte unsere Stellungnahme zur Konsultation enthalten und was nicht?

Wann Sie ihn brauchen

Öffentliche Auftraggeber beauftragen diese Arbeit meist, wenn der Gegenstand für sie neu ist, die letzte Ausschreibung nur ein oder gar kein Angebot erbracht hat oder sich die Technik seit dem vorigen Vertrag weiterentwickelt hat. Die Schätzung ist ein vierter Auslöser. Artikel 5 stellt auf den zahlbaren Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer ab, einschließlich Optionen und Verlängerungen, und dieser Wert entscheidet darüber, welches Verfahren gilt und ob die Regeln für EU-weite Bekanntmachungen greifen. Ein Prüfer wird fragen, wie er zustande kam; „letzter Vertrag plus Inflation“ ist eine schwache Antwort.

Anbieter nutzen dieselbe Forschung von der anderen Seite. Eine knappe Stellungnahme zur Konsultation über Marktkapazität, realistische Lieferzeiten und übliche Preismodelle kann eine fairere Leistungsbeschreibung bewirken – vorausgesetzt, sie plädiert für offenen Wettbewerb und nicht für das eigene Produkt.

Selten nötig ist sie bei Routinebeschaffungen mit aktuellen vergleichbaren Zuschlägen oder wenn eine Rahmenvereinbarung die Bedingungen festlegt; verfrüht ist sie, solange die Entscheidung zur Beschaffung noch nicht gefallen ist.

Nationale Vorschriften setzen auf der Richtlinie auf und unterscheiden sich im Detail – das bulgarische Vergabegesetz und das niederländische Aanbestedingswet 2012 fügen ebenso eigene Schritte hinzu wie in Deutschland das GWB und die Vergabeverordnung (VgV). Keine Rechtsberatung: Diese Seite dient der allgemeinen Information; klären Sie die verfahrensrechtlichen Anforderungen mit Ihrer Rechtsberatung.

Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis

Management Summary
Wertspanne und die wichtigsten Änderungen an der Leistungsbeschreibung
Gegenstand und Rechtsrahmen
Auftragsgegenstand, CPV-Codes, zu prüfende nationale Vorschriften
Methodik
wer wie konsultiert wurde und wie die Gleichbehandlung gewahrt blieb
Struktur des Anbietermarkts
potenzielle Bieter, Konzentration, Anteil von KMU
Vergleichbare Zuschläge
frühere Aufträge, bereinigt um Umfang und Laufzeit
Geschätzter Auftragswert
Berechnung, Optionen, Verlängerungen und Lose, als Spanne
Ergebnisse der Konsultation
anonymisierte Themen aus Fragebögen und Gesprächen
Risiken in der Leistungsbeschreibung
Klauseln, die Angebote abschrecken oder den bisherigen Auftragnehmer begünstigen könnten
Optionen für Losbildung und Verfahren
Markterkenntnisse zu jeder Struktur
Dokumentationspaket
der Vergabevermerk und das Informationspaket für alle Bewerber

Methodik und Quellen

Zuerst veröffentlichte Belege

Wir beginnen mit Desk Research: Vergabebekanntmachungen auf TED und nationalen Portalen wie TenderNed in den Niederlanden, Unternehmensregister, Branchenverzeichnisse und die eigenen Ausgabendaten des Auftraggebers. Unser Leitfaden zu kostenlosen Marktdatenquellen für Europa nennt die wichtigsten. Frühere Zuschläge werden um Umfang, Laufzeit und Indexierung bereinigt, bevor sie in die Schätzung einfließen.

Strukturierte Rückmeldungen der Anbieter

Ein schriftlicher Fragebogen geht an jeden identifizierbaren Anbieter, nicht nur an die bekannten, und wird öffentlich angekündigt, wo die nationale Praxis das erwartet. Einzelgespräche folgen einer festen Tagesordnung und werden protokolliert; kein Teilnehmer sieht das Budget aus dem Entwurf. Die Interviews folgen unserem Ansatz für B2B-Marktforschung: erfahrene Gesprächspartner, kurze Termine, präzise Fragen zu Kapazität, Lieferzeiten und Kostentreibern.

Die Schätzung aufbauen

Der Wert wird aus drei Quellen trianguliert: vergleichbaren Zuschlägen, einem Bottom-up-Kostenmodell nach der Logik der Ermittlung der Marktgröße und den Spannen, die Anbieter nennen. Weichen diese voneinander ab, erklärt der Bericht die Gründe, statt die Lücke wegzumitteln, und die Regeln des Artikels 5 zu Losen, Optionen und Verlängerungen werden ausdrücklich angewendet.

Sicherung der Gleichbehandlung

Artikel 41 verlangt Maßnahmen, wenn ein Bewerber an der Vorbereitung des Verfahrens mitgewirkt hat – vor allem die Weitergabe der relevanten Informationen an alle Bewerber und angemessene Fristen. Wir erstellen dieses Informationspaket.

Was Sie erhalten

Konsultationsplan: Einladungstext, Fragebogen und Tagesordnung der Gespräche
Anonymisierte Zusammenfassung der Ergebnisse zur Weitergabe an alle Bewerber
Vermerk zum geschätzten Auftragswert mit Berechnung, Quellen und Annahmen
Excel-Arbeitsmappe mit vergleichbaren Zuschlägen und dem Kostenmodell
Prüfung der Leistungsbeschreibung mit markierten Klauseln und Alternativen
Präsentation für die Leitung; für Anbieter eine belegbasierte Stellungnahme zur Konsultation

So läuft das Projekt ab

Auftaktgespräch und Prüfung der Entwurfsunterlagen – 3–5 Tage
Desk Research zu Vergabebekanntmachungen, Registern und Ausgabendaten – 1–2 Wochen
Veröffentlichung des Fragebogens und Einladung der Anbieter – etwa 1 Woche
Antwortfrist und Einzelgespräche – 2–3 Wochen, teilweise parallel zu Schritt 2
Schätzung des Auftragswerts und Prüfung der Leistungsbeschreibung – etwa 1 Woche
Abschlussbericht, Informationspaket für Bewerber und Präsentation – 3–5 Tage

Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung

Praxisbeispiel

Beispiel: Ein regionaler Verkehrsverbund in einem mittelgroßen EU-Mitgliedstaat will sein Backoffice für den Fahrkartenvertrieb ersetzen. Die vorige Ausschreibung erbrachte nur ein einziges Angebot, und die Schätzung im Entwurf ist schlicht der alte Vertragswert, fortgeschrieben.

Die Konsultation lädt jeden Anbieter ein, der in vergleichbaren EU-Vergabebekanntmachungen auftaucht, dazu die Mitglieder zweier Branchenverbände. Vierzehn Firmen beantworten den Fragebogen, sechs nehmen an protokollierten Einzelgesprächen teil. Drei Ergebnisse stechen hervor. Der Entwurf verlangte Vor-Ort-Support nahe der Zentrale, den nur der bisherige Auftragnehmer leisten konnte; die Anbieter schlugen Remote-First-Level-Support mit vereinbarten Zeitfenstern für Einsätze vor Ort vor. Die Implementierungsfrist war kürzer als bei jedem vergleichbaren Zuschlag. Und andernorts kamen Zahlungsabwicklung und Backoffice-Software in der Regel von unterschiedlichen Spezialisten.

Die neu aufgebaute Schätzung enthält die optionalen Verlängerungsjahre und wird als Spanne mit offengelegten Annahmen dargestellt. Der Verkehrsverbund bildet zwei Lose, verlängert die Implementierungsfrist und veröffentlicht die anonymisierten Ergebnisse für alle. Für beide Lose gehen konkurrierende Angebote ein.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Nur den bisherigen Auftragnehmer und seine bekannten Konkurrenten einladen. Machen Sie die Konsultation öffentlich bekannt und sprechen Sie Firmen aus Vergabebekanntmachungen anderer Mitgliedstaaten an.
Einen Teilnehmer die Leistungsbeschreibung schreiben lassen. Protokollieren Sie jedes Gespräch und halten Sie fest, warum ein Vorschlag übernommen oder verworfen wurde.
Die Schätzung niedrig ansetzen, um unter einem Schwellenwert zu bleiben. Artikel 5 schließt aus, eine Berechnungsmethode zu wählen oder eine Beschaffung aufzuteilen, um der Richtlinie ohne objektive Gründe zu entgehen.
Die Ergebnisse intern behalten. Informationen, die einen Teilnehmer begünstigen könnten, sollten jeden Bewerber so rechtzeitig erreichen, dass er sie nutzen kann.
Für Anbieter: verkaufen statt informieren. Eine Stellungnahme, die sich wie eine Werbebroschüre liest, wird in der Regel kaum berücksichtigt.

Für wen er sich eignet

Geeignet für	Warum
Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden	Brauchen vor der Wahl des Verfahrens eine belastbare Schätzung
Krankenhäuser, Hochschulen und öffentliche Einrichtungen	Beschaffen spezialisierte Leistungen aus einem sich schnell wandelnden Anbietermarkt
Zentrale Beschaffungsstellen	Müssen prüfen, ob Lose und Mengen zur Marktkapazität passen
Anbieter und Bietergemeinschaften	Wollen Konsultationen mit Belegen beantworten, nicht mit Meinungen
Aus EU-Mitteln kofinanzierte Projekte	Prüfungen schauen genau darauf, wie der geschätzte Auftragswert ermittelt wurde

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine vorherige Marktkonsultation?

Die meisten Projekte dauern von der Festlegung des Rahmens bis zum Abschlussbericht vier bis sieben Wochen. Die Antwortfrist für Anbieter ist meist der längste Schritt, weil Firmen Zeit brauchen, um fundiert zu antworten und Termine zu vereinbaren. Die Desk Research läuft parallel, sodass sich ein enger Zeitplan oft einhalten lässt, wenn die Konsultation früh beginnt.

Ist eine Marktkonsultation nach Richtlinie 2014/24/EU Pflicht?

Nein. Nach Artikel 40 können öffentliche Auftraggeber den Markt konsultieren; es ist eine Möglichkeit, keine Pflicht. Manche nationalen Systeme, Förderprogramme und internen Richtlinien erwarten jedoch eine dokumentierte Markterkundung als Grundlage des geschätzten Auftragswerts. Prüfen Sie das für Sie geltende nationale Recht – diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Darf ein Anbieter, der an der Konsultation teilgenommen hat, noch ein Angebot abgeben?

Grundsätzlich ja. Artikel 41 verpflichtet den Auftraggeber, jeden Vorteil auszugleichen, vor allem durch die Weitergabe relevanter Informationen an alle Bewerber und angemessene Fristen. Ein Ausschluss ist das letzte Mittel, und der Anbieter muss zuvor die Möglichkeit erhalten nachzuweisen, dass seine Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerrt.

Was beeinflusst die Kosten dieser Untersuchung?

Das hängt von der Komplexität des Gegenstands ab, von der Zahl der Lose und Länder, davon, wie viele Anbieter kontaktiert und befragt werden müssen, von der Qualität Ihrer Ausgabendaten und von der Frist. Eine Standardleistung in einem Land ist deutlich weniger Arbeit als ein grenzüberschreitender Auftrag mit mehreren Losen. Fordern Sie ein Angebot an und fügen Sie Ihren Entwurf der Leistungsbeschreibung bei.

Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen der Anbieter um?

Die Antworten der Anbieter werden als Geschäftsgeheimnisse behandelt. Der Auftraggeber erhält anonymisierte Themen; identifizierbare Einzelheiten werden nur mit Zustimmung oder auf gesetzliche Verpflichtung hin offengelegt. Kontaktdaten werden gemäß DSGVO verarbeitet, und wir arbeiten nach den Grundsätzen des Internationalen ICC/ESOMAR-Kodex.

Gilt das auch für öffentliche Stellen im Vereinigten Königreich?

Nicht unmittelbar. Das Vereinigte Königreich hat mit dem Procurement Act 2023 ein eigenes Regelwerk, das von „preliminary market engagement“ spricht und eigene Bekanntmachungsregeln festlegt. Die Forschungsmethoden lassen sich übertragen, die rechtlichen Verweise nicht. Unsicher, welche Studie passt? Probieren Sie den Berichtsfinder aus.

Quellen

Aktualisiert: 9. Nov. 2026

Vorherige Marktkonsultation (Markterkundung) und Schätzung des Auftragswerts bei öffentlichen Vergaben