Marktconsultatie aanbesteding: marktonderzoek en raming

Welke vragen dit onderzoek beantwoordt

Hoeveel marktpartijen kunnen deze opdracht realistisch uitvoeren, en hoeveel daarvan behoren tot het mkb?
Is de gevraagde oplossing een standaardproduct, of moet de markt er nog voor ontwikkelen?
Wat is een verdedigbare raming over de volledige looptijd, en komt die boven de Europese drempelwaarde uit?
Zijn geschiktheidseisen en gunningscriteria proportioneel, of sluiten ze kleinere bedrijven onnodig uit?
Is verdeling in percelen zinvol, en langs welke lijn: regio, dienst of volume?
Hoe geef je als leverancier bruikbare input zonder bedrijfsgevoelige informatie prijs te geven?

Wanneer heb je het nodig

Marktonderzoek vóór een aanbesteding loont vooral als je iets inkoopt waar je organisatie weinig ervaring mee heeft. Vier situaties zijn typisch. Je besteedt iets voor het eerst aan, zoals emissievrij vervoer of een nieuw zaaksysteem, en de beschikbare marktkennis is jaren oud. Je raming ligt in de buurt van de Europese drempelwaarde, zodat de onderbouwing direct bepaalt welke procedure je volgt. Een eerdere aanbesteding leverde geen of alleen te hoge inschrijvingen op, en je wilt weten waarom. Of je wilt duurzaamheid, social return of innovatie uitvragen en moet weten wat de markt nu al aankan.

Ook leveranciers en brancheverenigingen hebben er baat bij. Wie een aangekondigde marktconsultatie beantwoordt met feiten over capaciteit, doorlooptijden en kostenopbouw, vergroot de kans dat de uitvraag haalbaar wordt.

Niet nodig is het bij een herhaalaankoop van standaardproducten in een stabiele markt waarvoor je een recente, vergelijkbare aanbesteding hebt. Bij kleine opdrachten die je volgens je eigen inkoopbeleid onderhands mag gunnen, volstaat vaak een korte verkenning met enkele offertes.

Let op: deze pagina en onze rapporten zijn geen juridisch advies. Wij leveren marktinformatie; de keuze van de procedure en de juridische toets liggen bij je inkoopadviseur of aanbestedingsjurist.

Voorbeeldinhoudsopgave

Managementsamenvatting
haalbaarheid, procedure en raming op één pagina
Aanleiding en onderzoeksvragen
welke besluiten het rapport moet onderbouwen
Aanpak en verantwoording
bronnen, deelnemers en borging van gelijke behandeling
Marktstructuur
aantal en type aanbieders, regionale spreiding, ketenafhankelijkheden
Beschikbare oplossingen
standaard versus maatwerk, technische volwassenheid
Resultaten van de consultatie
geanonimiseerde antwoorden per thema
Raming van de opdrachtwaarde
methode, aannames, opties en gevoeligheidsanalyse
Proportionaliteitstoets
eisen en criteria naast wat de markt aantoonbaar kan
Percelen en procedurevarianten
opties met voor- en nadelen, als input voor je jurist
Risico's en randvoorwaarden
capaciteit, levertijden, indexatie en contractvoorwaarden
Bijlagen voor het dossier
vragenlijst, deelnemerslijst en gespreksverslagen

Methode en bronnen

Marktverkenning

We beginnen eenzijdig, zonder contact met leveranciers: deskresearch in TenderNed naar vergelijkbare aankondigingen en gunningen, het KvK Handelsregister op relevante SBI-codes, CBS StatLine, gedeponeerde jaarrekeningen en publicaties van brancheorganisaties. Zo ontstaat een longlist van aanbieders en een eerste branche-analyse.

Marktconsultatie

Daarna volgt de interactie: een schriftelijke vragenlijst (RFI), een informatiebijeenkomst of een-op-eengesprekken met vaste vragen, vergelijkbaar met B2B-interviews. De consultatie wordt openbaar aangekondigd, bijvoorbeeld via TenderNed, zodat elke geïnteresseerde partij kan reageren. Houd de vragenlijst compact; met de enquêtelengte-calculator zie je hoeveel tijd invullen kost. Artikel 40 van Richtlijn 2014/24/EU staat zulk overleg toe, mits het de mededinging niet vervalst en non-discriminatie en transparantie respecteert. De Aanbestedingswet 2012 heeft die bepaling in Nederlands recht omgezet, en PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, biedt praktische handreikingen.

Raming

We ramen langs twee wegen en leggen de uitkomsten naast elkaar: bottom-up (volumes maal eenheidsprijzen uit historische contracten en marktinput) en top-down (vergelijkbare opdrachten elders). Volgens artikel 5 van de richtlijn gaat het om de totale waarde exclusief btw, inclusief opties en verlengingen. Gegevens over de marktomvang en een gevoeligheidsanalyse tonen hoe robuust de uitkomst is.

Laat dit onderzoek uitvoeren door een partij die zelf niet gaat inschrijven: onafhankelijkheid is hier geen formaliteit.

Wat je ontvangt

Rapport (PDF) met conclusies en bronverwijzingen, geschikt voor het aanbestedingsdossier
Ramingsmodel in Excel met aannames, scenario's en gevoeligheidsanalyse
Consultatievragenlijst en aankondigingstekst, klaar voor publicatie
Geanonimiseerde gespreksverslagen en een openbare samenvatting voor alle geïnteresseerden
Werksessie met inkoop, budgethouder en jurist
Voor leveranciers: een onderbouwde consultatiereactie of analyse van het tenderlandschap

Zo verloopt het

Intake en afbakening — 2–3 dagen: inkoopbehoefte, planning, eisen aan het dossier
Marktverkenning — 1–1,5 week: deskresearch en longlist van aanbieders
Opzet van de consultatie — 3–4 dagen: vragenlijst, vorm en aankondiging
Reactietermijn en gesprekken — 2–3 weken, afhankelijk van de termijn die je de markt geeft
Analyse en raming — circa 1 week
Rapportage en werksessie — 3–5 dagen

Fictief voorbeeld ter illustratie

Voorbeeld uit de praktijk

Voorbeeld: drie samenwerkende gemeenten in Noord-Brabant willen het leerlingenvervoer opnieuw aanbesteden en vanaf de start emissievrije voertuigen eisen. De vorige aanbesteding leverde maar twee inschrijvingen op. De marktverkenning laat zien dat het regionale aanbod vooral uit kleine taxibedrijven bestaat. Na een aankondiging op TenderNed reageren veertien vervoerders op de vragenlijst en volgen zes gesprekken.

Bijna alle partijen kunnen elektrisch rijden, maar niet meteen met de hele vloot: laadcapaciteit bij de stallingen en levertijden van rolstoelbusjes zijn de knelpunten. De bottom-up raming valt duidelijk hoger uit dan het budget, vooral door de investeringen in voertuigen en de twee optiejaren die in de eerste versie ontbraken.

Op basis van het rapport kiezen de gemeenten voor drie percelen (één per gemeente), een emissie-eis die in twee jaar oploopt en een realistische aanloopperiode. De jurist toetst de varianten; het rapport gaat als onderbouwing in het dossier.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Alleen bekende leveranciers spreken. Zonder openbare aankondiging krijg je een scheef beeld en vragen over gelijke behandeling. Kondig aan en stel iedereen dezelfde vragen.
De raming afleiden van het budget. Het budget is wat je wilt uitgeven, de raming wat de opdracht over de hele looptijd kost, optiejaren inbegrepen. Wie te laag raamt, kiest mogelijk de verkeerde procedure.
Informatie uit gesprekken niet doorgeven. Wat één partij hoort en relevant is voor de inschrijving, hoort in de aanbestedingsstukken (vergelijk artikel 41 van de richtlijn).
Een verkapte offerteaanvraag doen. Vraag naar kostenopbouw en kostendrijvers, niet naar bindende prijzen; anders antwoorden marktpartijen strategisch.
Als leverancier je eigen specificaties pushen. Input die één oplossing bevoordeelt, belandt terzijde; laat liever zien welke eisen de markt verbreden.

Voor wie het geschikt is

Geschikt voor	Waarom
Gemeenten, provincies en waterschappen	Terugkerende aanbestedingen in sociaal domein, beheer en infrastructuur die een onderbouwde raming vragen
Rijksdiensten en uitvoeringsorganisaties	Grote ICT- en dienstverleningscontracten waarbij de marktrijpheid onduidelijk is
Onderwijs- en zorginstellingen met aanbestedingsplicht	Beperkte eigen inkoopcapaciteit voor een gedegen marktverkenning
Leveranciers en brancheverenigingen	Een consultatiereactie met cijfers in plaats van meningen
Inkoopadviseurs en aanbestedingsjuristen	Onafhankelijke marktdata als bouwsteen voor hun advies

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een marktverkenning en een marktconsultatie?

Een marktverkenning verzamelt informatie zonder de markt te betrekken: deskresearch, eerdere aanbestedingen, registers. Bij een marktconsultatie leg je je plannen voor aan marktpartijen en ga je met hen in gesprek. Meestal combineer je beide: eerst verkennen, dan consulteren. Meer tips staan in ons artikel over marktconsultatie bij een aanbesteding.

Hoe lang duurt een marktconsultatie met rapport?

Reken op vier tot acht weken. De reactietermijn weegt het zwaarst: voor een schriftelijke vragenlijst plannen we meestal twee tot drie weken. Begin ruim vóór de gewenste publicatie, zodat je eisen en raming nog kunt bijstellen.

Mag een partij die meedoet aan de consultatie later inschrijven?

In beginsel wel. Artikel 41 van de richtlijn vraagt de dienst een eventuele voorsprong te neutraliseren, onder meer door relevante informatie met alle gegadigden te delen en voldoende lange termijnen te hanteren. Uitsluiting is een laatste middel. Laat dit per geval toetsen door een aanbestedingsjurist.

Wat bepaalt de kosten van dit onderzoek?

Vooral de omvang: het aantal percelen of deelmarkten, alleen een schriftelijke consultatie of ook gesprekken, de complexiteit van het ramingsmodel en de beschikbaarheid van historische contractdata. Op onze prijzenpagina vraag je een voorstel aan dat op jouw aanbesteding is afgestemd.

Hoe gaan jullie om met bedrijfsgevoelige informatie van marktpartijen?

We rapporteren geanonimiseerd en geaggregeerd; namen en letterlijke antwoorden worden alleen met toestemming herkenbaar. Stukken van een overheidsorganisatie kunnen onder de Wet open overheid (Woo) opvraagbaar zijn, dus spreek vooraf af wat vertrouwelijk blijft. Persoonsgegevens verwerken we volgens de AVG en de ICC/ESOMAR-code.

Is dit rapport juridisch advies?

Nee. Het rapport levert marktinformatie en een onderbouwde raming, geen juridisch oordeel over procedurekeuze, drempels of uitsluitingsgronden. Regels en jurisprudentie veranderen, en de Europese drempels worden elke twee jaar herzien. Laat de juridische kant toetsen door je inkoopjurist en raadpleeg de handreikingen van PIANOo.

Bronnen

Bijgewerkt: 5 nov 2026

Marktconsultatie en marktonderzoek bij een aanbesteding