Wstępne konsultacje rynkowe w zamówieniach publicznych

Na jakie pytania odpowiada raport

Ilu wykonawców realnie mogłoby złożyć ofertę i skąd?
Jaką szacunkową wartość możemy uzasadnić po uwzględnieniu opcji, wznowień i wszystkich części?
Które wymagania w naszym projekcie zawężają konkurencję, nie wnosząc wartości?
Czy zamówienie należy podzielić na części – według regionu, rodzaju usługi lub wolumenu?
Jakie terminy, okresy obowiązywania umowy i warunki płatności rynek uważa za wykonalne?
Dla wykonawców: co powinna zawierać nasza odpowiedź w konsultacjach, a czego w niej unikać?

Kiedy jest potrzebny

Zamawiający zlecają zwykle takie prace, gdy przedmiot zamówienia jest dla nich nowy, poprzedni przetarg przyniósł jedną ofertę lub żadnej albo technologia zmieniła się od czasu poprzedniej umowy. Czwartym impulsem jest szacunek wartości. Art. 5 opiera go na całkowitej kwocie do zapłaty bez VAT, łącznie z opcjami i wznowieniami, a od tej kwoty zależy, który tryb ma zastosowanie i czy uruchamiane są unijne zasady publikacji. Audytor zapyta, jak ją ustalono; odpowiedź „poprzednia umowa plus inflacja” jest słaba.

Wykonawcy korzystają z tego samego badania z drugiej strony. Zwięzła odpowiedź w konsultacjach na temat możliwości rynku, realistycznych terminów realizacji i typowych modeli cenowych może pomóc w przygotowaniu bardziej wyważonego opisu przedmiotu zamówienia – pod warunkiem że przemawia za otwartą konkurencją, a nie za własnym produktem wykonawcy.

Rzadko jest potrzebne przy rutynowych zakupach, dla których istnieją niedawne porównywalne zamówienia, lub tam, gdzie warunki określa umowa ramowa, a przed podjęciem decyzji o zakupie jest przedwczesne.

Przepisy krajowe nakładają się na dyrektywę i różnią się szczegółami – bułgarska ustawa o zamówieniach publicznych i holenderska Aanbestedingswet 2012 dodają własne etapy, podobnie jak polskie Prawo zamówień publicznych. To nie jest porada prawna: niniejsza strona ma charakter ogólnej informacji; wymogi proceduralne należy potwierdzić z doradcą prawnym.

Przykładowy spis treści

Podsumowanie dla kierownictwa
przedział wartości i najważniejsze zmiany w opisie przedmiotu zamówienia
Zakres i ramy prawne
przedmiot zamówienia, kody CPV, przepisy krajowe do sprawdzenia
Metodologia
z kim i jak konsultowano oraz jak zapewniono równe traktowanie
Struktura rynku podaży
potencjalni wykonawcy, koncentracja, udział MŚP
Porównywalne zamówienia
wcześniejsze umowy znormalizowane pod względem zakresu i okresu
Szacunkowa wartość zamówienia
kalkulacja, opcje, wznowienia i części, w formie przedziału
Wyniki konsultacji
zanonimizowane wątki z kwestionariuszy i spotkań
Ryzyka w opisie przedmiotu zamówienia
zapisy, które mogą zniechęcać do składania ofert lub faworyzować dotychczasowego wykonawcę
Warianty podziału na części i trybu
dowody rynkowe dla każdej struktury
Pakiet dokumentacji
dokumentacja postępowania i pakiet informacji dla wszystkich kandydatów

Metodologia i źródła

Najpierw opublikowane dowody

Zaczynamy od desk research: ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w TED i na portalach krajowych, takich jak TenderNed w Holandii, rejestrów przedsiębiorstw, katalogów branżowych i danych o wydatkach samego zamawiającego. Najważniejsze z nich wymienia nasz przewodnik po bezpłatnych źródłach danych rynkowych w Europie. Wcześniejsze zamówienia korygujemy pod kątem zakresu, okresu i waloryzacji, zanim posłużą do szacunku.

Ustrukturyzowany wkład wykonawców

Pisemny kwestionariusz trafia do każdego wykonawcy, którego da się zidentyfikować, a nie tylko do znanych firm, i jest ogłaszany publicznie tam, gdzie wymaga tego praktyka krajowa. Indywidualne spotkania odbywają się według stałego porządku i są protokołowane; żaden uczestnik nie widzi projektu budżetu. Wywiady prowadzimy zgodnie z naszym podejściem do badań B2B: rozmówcy z kadry kierowniczej, krótkie sesje, precyzyjne pytania o możliwości wykonawcze, terminy realizacji i czynniki kosztowe.

Budowa szacunku

Wartość ustalamy w drodze triangulacji: na podstawie porównywalnych zamówień, kosztorysu bottom-up zbudowanego według logiki szacowania wielkości rynku oraz przedziałów wskazanych przez wykonawców. Gdy źródła się rozchodzą, raport wyjaśnia przyczyny, zamiast uśredniać różnicę, a zasady art. 5 dotyczące części, opcji i wznowień stosujemy w sposób jawny.

Mechanizmy równego traktowania

Art. 41 wymaga podjęcia środków, gdy kandydat uczestniczył w przygotowaniu postępowania – przede wszystkim przekazania odpowiednich informacji wszystkim kandydatom i wyznaczenia odpowiednich terminów. Przygotowujemy taki pakiet informacji.

Co Państwo otrzymują

Plan konsultacji: treść zaproszenia, kwestionariusz i porządek spotkań
Zanonimizowane podsumowanie wyników do udostępnienia wszystkim kandydatom
Notatka dotycząca szacunkowej wartości z kalkulacją, źródłami i założeniami
Skoroszyt Excel z porównywalnymi zamówieniami i modelem kosztów
Przegląd opisu przedmiotu zamówienia z oznaczonymi zapisami i propozycjami alternatyw
Prezentacja dla kierownictwa; dla wykonawców – odpowiedź w konsultacjach oparta na dowodach

Przebieg projektu

Rozmowa wstępna i przegląd projektów dokumentów — 3–5 dni
Desk research ogłoszeń, rejestrów i danych o wydatkach — 1–2 tygodnie
Publikacja kwestionariusza i zaproszenia dla wykonawców — około 1 tygodnia
Termin na odpowiedzi i indywidualne spotkania — 2–3 tygodnie, częściowo równolegle z etapem 2
Szacunek wartości i przegląd opisu przedmiotu zamówienia — około 1 tygodnia
Raport końcowy, pakiet informacji dla kandydatów i prezentacja — 3–5 dni

Przykład hipotetyczny, wyłącznie ilustracyjny

Przykład krok po kroku

Przykład: regionalny organ transportu publicznego w średniej wielkości państwie członkowskim UE planuje wymianę zaplecza systemu biletowego. Poprzedni przetarg przyniósł jedną ofertę, a szacunek w projekcie to po prostu przeniesiona wartość starej umowy.

Do konsultacji zaproszono wszystkich wykonawców wskazanych w porównywalnych unijnych ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia oraz członków dwóch stowarzyszeń branżowych. Na kwestionariusz odpowiada czternaście firm, a sześć bierze udział w protokołowanych spotkaniach indywidualnych. Wyróżniają się trzy ustalenia. Projekt wymagał wsparcia na miejscu w pobliżu siedziby, które mógł zapewnić tylko dotychczasowy wykonawca; wykonawcy zaproponowali zdalne wsparcie pierwszej linii z uzgodnionymi oknami na wizyty. Okres wdrożenia był krótszy niż w jakimkolwiek porównywalnym zamówieniu. Wreszcie w innych krajach obsługę płatności i oprogramowanie zaplecza zwykle dostarczali różni wyspecjalizowani wykonawcy.

Odbudowany szacunek obejmuje opcjonalne lata przedłużenia i jest przedstawiony jako przedział z podanymi założeniami. Zamawiający tworzy dwie części, wydłuża okres wdrożenia i udostępnia wszystkim zanonimizowane wyniki. W obu częściach wpływają konkurencyjne oferty.

Częste błędy i jak ich uniknąć

Zapraszanie tylko dotychczasowego wykonawcy i jego znanych rywali. Konsultacje należy ogłosić publicznie i zwrócić się do firm z ogłoszeń w innych państwach członkowskich.
Pozwolenie jednemu uczestnikowi na redagowanie opisu przedmiotu zamówienia. Każde spotkanie trzeba protokołować i odnotować, dlaczego daną sugestię przyjęto lub odrzucono.
Zaniżanie szacunku, by zmieścić się poniżej progu. Art. 5 wyklucza wybór metody kalkulacji lub dzielenie zamówienia w celu uniknięcia stosowania dyrektywy bez obiektywnych powodów.
Zatrzymywanie wyników dla siebie. Informacje, które mogłyby dać przewagę uczestnikowi, powinny trafić do wszystkich kandydatów na tyle wcześnie, by mogli z nich skorzystać.
W przypadku wykonawców: sprzedawanie zamiast informowania. Odpowiedź, która brzmi jak broszura reklamowa, jest zwykle lekceważona.

Dla kogo jest to badanie

Dla kogo	Dlaczego
Organy administracji centralnej i samorządowej	Potrzebują uzasadnionego szacunku przed wyborem trybu
Szpitale, uczelnie i agencje publiczne	Kupują specjalistyczne usługi od szybko zmieniającego się grona wykonawców
Centralni zamawiający	Muszą sprawdzić, czy części i wolumeny odpowiadają możliwościom rynku
Wykonawcy i konsorcja	Chcą odpowiadać w konsultacjach dowodami, a nie opiniami
Projekty współfinansowane ze środków UE	Audyty szczegółowo badają sposób ustalenia szacunkowej wartości

Najczęściej zadawane pytania

Ile trwają wstępne konsultacje rynkowe?

Większość projektów trwa od czterech do siedmiu tygodni od określenia zakresu do raportu końcowego. Najdłuższym etapem jest zwykle termin na odpowiedzi wykonawców, ponieważ firmy potrzebują czasu, by rzetelnie odpowiedzieć i umówić spotkania. Desk research prowadzimy równolegle, więc napięty harmonogram często da się dotrzymać, jeśli konsultacje rozpoczną się odpowiednio wcześnie.

Czy konsultacje rynkowe są obowiązkowe na gruncie dyrektywy 2014/24/UE?

Nie. Art. 40 stanowi, że instytucje zamawiające mogą przeprowadzić konsultacje rynkowe; to możliwość, a nie obowiązek. Niektóre systemy krajowe, programy finansowania i regulaminy wewnętrzne oczekują jednak udokumentowanego rozeznania rynku, na którym opiera się szacunkowa wartość. Należy sprawdzić mające zastosowanie prawo krajowe – ta strona nie stanowi porady prawnej.

Czy wykonawca, który uczestniczył w konsultacjach, może później złożyć ofertę?

Co do zasady tak. Art. 41 zobowiązuje zamawiającego do zniwelowania ewentualnej przewagi, głównie przez przekazanie odpowiednich informacji wszystkim kandydatom i wyznaczenie odpowiednich terminów. Wykluczenie jest ostatecznością, a wykonawca musi najpierw mieć możliwość wykazania, że jego udział nie zakłóca konkurencji.

Co wpływa na koszt takiego badania?

Złożoność przedmiotu zamówienia, liczba części i krajów, liczba wykonawców, z którymi trzeba się skontaktować i przeprowadzić wywiady, jakość Państwa danych o wydatkach oraz termin. Jedna standardowa usługa w jednym kraju to znacznie lżejsza praca niż transgraniczne zamówienie podzielone na wiele części. Zachęcamy do zapytania o ofertę z załączonym projektem opisu przedmiotu zamówienia.

Jak traktowane są poufne informacje od wykonawców?

Odpowiedzi wykonawców traktujemy jako poufne informacje handlowe. Zamawiający otrzymuje zanonimizowane wątki; dane pozwalające na identyfikację ujawniamy wyłącznie za zgodą lub gdy wymaga tego prawo. Dane kontaktowe przetwarzamy zgodnie z RODO, a pracujemy według zasad Międzynarodowego Kodeksu ICC/ESOMAR.

Czy dotyczy to brytyjskich podmiotów publicznych?

Nie bezpośrednio. Wielka Brytania ma własny system oparty na Procurement Act 2023, który mówi o „preliminary market engagement” i ustanawia własne zasady ogłoszeń. Metody badawcze dają się przenieść, odniesienia prawne – nie. Nie wiedzą Państwo, które badanie będzie odpowiednie? Pomoże wyszukiwarka raportów.

Źródła

Aktualizacja: 9 lis 2026

Wstępne konsultacje rynkowe i szacowanie wartości zamówienia publicznego