Попередні ринкові консультації та оцінка очікуваної вартості договору в публічних закупівлях

На які запитання відповідає звіт

• Скільки постачальників реально можуть подати пропозиції і звідки вони?
• Яку очікувану вартість ми можемо обґрунтувати з урахуванням опцій, продовжень і всіх лотів?
• Які вимоги нашого проєкту звужують конкуренцію, не додаючи цінності?
• Чи варто поділити договір на лоти — за регіоном, видом послуг чи обсягом?
• Які строки, тривалість договору й умови оплати ринок вважає здійсненними?
• Для постачальників: що варто сказати у відповіді на консультацію, а про що змовчати?

Коли він потрібен

Замовники зазвичай замовляють цю роботу, коли предмет закупівлі для них новий, попередній тендер зібрав одну пропозицію або жодної, чи технології пішли вперед відтоді, як укладали попередній договір. Четвертий привід — сама оцінка вартості. Стаття 5 визначає її як загальну суму до сплати без ПДВ, включно з опціями та продовженнями, і саме ця цифра вирішує, яка процедура застосовується і чи діють правила публікації на рівні всього ЄС. Аудитор запитає, як її отримано; «попередній договір плюс інфляція» — слабка відповідь.

Постачальники використовують те саме дослідження з іншого боку. Стисла відповідь на консультацію щодо потужностей ринку, реалістичних строків і поширених моделей ціноутворення може допомогти сформувати справедливіше технічне завдання — за умови, що вона обстоює відкриту конкуренцію, а не ваш власний продукт.

Для рутинних закупівель із нещодавніми порівнянними договорами або там, де умови фіксує рамкова угода, це дослідження потрібне рідко, а до ухвалення рішення про закупівлю воно передчасне.

Національні правила накладаються на Директиву й різняться в деталях — болгарський Закон про публічні закупівлі та нідерландський Aanbestedingswet 2012 додають кожен свої кроки. Це не юридична консультація: ця сторінка містить загальну інформацію; процедурні вимоги уточнюйте у свого юридичного радника.

Приклад змісту

1. Резюме для керівництва
   діапазон вартості та найважливіші зміни в технічному завданні
2. Предмет і правова рамка
   предмет закупівлі, коди CPV, національні правила для перевірки
3. Методологія
   з ким консультувалися, як і як забезпечили рівне ставлення
4. Структура ринку пропозиції
   потенційні учасники, концентрація, присутність МСП
5. Порівнянні договори
   попередні контракти, приведені до спільного обсягу й тривалості
6. Очікувана вартість договору
   розрахунок, опції, продовження та лоти, у вигляді діапазону
7. Результати консультацій
   анонімізовані теми з анкет і зустрічей
8. Ризики технічного завдання
   положення, що можуть відлякати учасників або надати перевагу чинному постачальнику
9. Варіанти лотів і процедур
   ринкові докази для кожної структури
10. Пакет документації
    матеріали для справи закупівлі та пакет для всіх кандидатів

Методологія та джерела

Спершу опубліковані докази

Починаємо з кабінетного дослідження: повідомлення про укладені договори на TED і національних порталах, як-от TenderNed у Нідерландах, реєстри компаній, галузеві довідники та власні дані замовника про витрати. Наш огляд безкоштовних джерел ринкових даних для Європи перелічує основні з них. Попередні договори коригуємо на обсяг, тривалість та індексацію, перш ніж використовувати їх для оцінки.

Структуроване залучення постачальників

Письмову анкету надсилаємо кожному постачальнику, якого вдається ідентифікувати, а не лише знайомим, і там, де цього очікує національна практика, оголошуємо публічно. Індивідуальні зустрічі проходять за фіксованим порядком денним і протоколюються; жоден учасник не бачить проєкту бюджету. Інтерв’ю ведемо за нашим підходом до B2B-досліджень: старші респонденти, короткі сесії, точні запитання про потужності, строки та чинники витрат.

Побудова оцінки

Вартість тріангулюємо з порівнянних договорів, моделі витрат «знизу вгору», побудованої за логікою оцінки обсягу ринку, і діапазонів, які називають постачальники. Якщо джерела розходяться, звіт пояснює чому, а не усереднює розбіжність, і правила статті 5 щодо лотів, опцій і продовжень застосовуються явно.

Контроль рівного ставлення

Стаття 41 вимагає вжити заходів, якщо кандидат допомагав готувати процедуру, — насамперед поділитися відповідною інформацією з усіма кандидатами й установити достатні строки. Цей інформаційний пакет готуємо ми.

Що ви отримуєте

• План консультацій: текст запрошення, анкета й порядок денний зустрічей
• Анонімізоване резюме результатів для передачі всім кандидатам
• Записка щодо очікуваної вартості з розрахунком, джерелами й припущеннями
• Робоча книга Excel із порівнянними договорами та моделлю витрат
• Огляд технічного завдання з позначеними положеннями та альтернативами
• Презентація для керівництва; для постачальників — доказова відповідь на консультацію

Як проходить проєкт

1. Вступна розмова й огляд проєктів документів — 3–5 днів
2. Кабінетний аналіз повідомлень про договори, реєстрів і даних про витрати — 1–2 тижні
3. Публікація анкети й запрошення постачальникам — близько 1 тижня
4. Період для відповідей та індивідуальні зустрічі — 2–3 тижні, частково паралельно з кроком 2
5. Оцінка вартості та огляд технічного завдання — близько 1 тижня
6. Фінальний звіт, інформаційний пакет для кандидатів і презентація — 3–5 днів

Типові помилки та як їх уникнути

• Запрошувати лише чинного постачальника та його відомих суперників. Оприлюднюйте консультації й звертайтеся до фірм із повідомлень про договори в інших країнах-членах.
• Дозволяти одному учаснику писати технічне завдання. Протоколюйте кожну зустріч і фіксуйте, чому кожну пропозицію прийнято чи відхилено.
• Занижувати оцінку, щоб залишитися нижче порогу. Стаття 5 забороняє обирати метод розрахунку чи дробити закупівлю, щоб без об’єктивних причин уникнути дії Директиви.
• Тримати результати всередині. Інформація, що може дати перевагу учаснику консультацій, має вчасно дійти до кожного кандидата, щоб він міг нею скористатися.
• Для постачальників: продавати замість інформувати. Відповідь, що читається як рекламна брошура, зазвичай не сприймають усерйоз.

Кому підходить

Оновлено: 9 лист. 2026