Förberedande marknadsundersökning och uppskattat kontraktsvärde vid offentlig upphandling

Frågor som rapporten besvarar

• Hur många leverantörer skulle realistiskt kunna lämna anbud, och varifrån?
• Vilket uppskattat värde kan vi motivera när optioner, förlängningar och alla delkontrakt räknas in?
• Vilka krav i vårt utkast begränsar konkurrensen utan att tillföra värde?
• Bör kontraktet delas upp i delkontrakt – efter region, tjänstetyp eller volym?
• Vilka tidsramar, avtalslängder och betalningsvillkor anser marknaden vara genomförbara?
• För leverantörer: vad bör vårt svar på marknadsundersökningen ta upp, och vad bör det utelämna?

När du behöver den

Upphandlande myndigheter beställer oftast det här arbetet när upphandlingsföremålet är nytt för dem, när den senaste upphandlingen gav ett enda anbud eller inget alls, eller när tekniken har utvecklats sedan det förra kontraktet. Värdeberäkningen är en fjärde anledning. Enligt artikel 5 ska den bygga på det totala belopp som ska betalas, exklusive mervärdesskatt, inklusive optioner och förlängningar, och den siffran avgör vilket förfarande som gäller och om reglerna om annonsering i hela EU blir tillämpliga. En revisor kommer att fråga hur siffran togs fram; ”förra kontraktet plus inflation” är ett svagt svar.

Leverantörer använder samma underlag från andra hållet. Ett koncist svar om marknadens kapacitet, realistiska ledtider och vanliga prismodeller kan bidra till en rättvisare kravspecifikation – förutsatt att det argumenterar för öppen konkurrens och inte för din egen produkt.

Undersökningen behövs sällan för rutininköp där det finns färska jämförbara tilldelningar eller där ett ramavtal redan fastställer villkoren, och den kommer för tidigt innan beslutet att köpa är fattat.

Nationella regler läggs ovanpå direktivet och skiljer sig i detaljerna – Bulgariens lag om offentlig upphandling och nederländska Aanbestedingswet 2012 lägger var för sig till egna steg, och i Sverige genomförs direktivet genom lagen om offentlig upphandling (LOU), med vägledning från Upphandlingsmyndigheten. Ingen juridisk rådgivning: sidan innehåller allmän information; bekräfta de formella kraven med din juridiska rådgivare.

Exempel på innehållsförteckning

1. Sammanfattning för ledningen
   värdeintervall och de ändringar i kravspecifikationen som betyder mest
2. Omfattning och rättslig ram
   upphandlingsföremål, CPV-koder och nationella regler att kontrollera
3. Metod
   vilka som tillfrågades, hur, och hur likabehandlingen säkerställdes
4. Leverantörsmarknadens struktur
   potentiella anbudsgivare, koncentration och inslag av små och medelstora företag
5. Jämförbara tilldelningar
   tidigare kontrakt, normaliserade för omfattning och löptid
6. Uppskattat kontraktsvärde
   beräkning, optioner, förlängningar och delkontrakt, redovisat som ett intervall
7. Resultat från dialogen
   anonymiserade teman från enkäter och möten
8. Risker i kravspecifikationen
   klausuler som kan avskräcka anbudsgivare eller gynna den befintliga leverantören
9. Alternativ för delkontrakt och förfarande
   marknadsbelägg för varje upplägg
10. Dokumentationspaket
    upphandlingsakten och informationspaketet till alla anbudssökande

Metod och källor

Publicerade belägg först

Vi börjar med desk research: tilldelningsmeddelanden i TED och nationella portaler som TenderNed i Nederländerna, företagsregister, branschkataloger och myndighetens egna inköpsdata. Vår guide till gratis marknadsdata för Europa listar de viktigaste källorna. Tidigare tilldelningar justeras för omfattning, löptid och indexering innan de används i värdeberäkningen.

Strukturerade synpunkter från leverantörer

En skriftlig enkät skickas till alla leverantörer som går att identifiera, inte bara till de välkända, och annonseras offentligt där nationell praxis förväntar sig det. Enskilda möten följer en fast dagordning och protokollförs; ingen deltagare får se budgetutkastet. Intervjuerna följer vårt arbetssätt för B2B-undersökningar: respondenter på ledningsnivå, korta samtal och precisa frågor om kapacitet, ledtider och kostnadsdrivare.

Att bygga upp värdeberäkningen

Värdet trianguleras utifrån jämförbara tilldelningar, en kostnadsmodell nedifrån och upp som bygger på samma logik som en beräkning av marknadsstorlek, och de intervall som leverantörerna anger. Där källorna går isär förklarar rapporten varför i stället för att jämna ut skillnaden med ett medelvärde, och reglerna i artikel 5 om delkontrakt, optioner och förlängningar tillämpas uttryckligen.

Kontroller för likabehandling

Artikel 41 kräver åtgärder när en anbudssökande har medverkat i förberedelserna av förfarandet – framför allt att relevant information delas med alla anbudssökande och att tidsfristerna är tillräckliga. Vi tar fram det informationspaketet.

Det här får du

• Plan för marknadsdialogen: inbjudningstext, enkät och dagordning för mötena
• Anonymiserad sammanfattning av resultaten att dela med alla anbudssökande
• PM om uppskattat värde med beräkning, källor och antaganden
• Excelarbetsbok med jämförbara tilldelningar och kostnadsmodellen
• Granskning av kravspecifikationen med markerade klausuler och alternativ
• Presentation för ledningen; för leverantörer ett belagt svar på marknadsundersökningen

Så går projektet till

1. Uppstartssamtal och genomgång av utkasten till upphandlingsdokument – 3–5 dagar
2. Desk research av tilldelningsmeddelanden, register och inköpsdata – 1–2 veckor
3. Publicering av enkäten och inbjudan till leverantörer – cirka 1 vecka
4. Svarstid och enskilda möten – 2–3 veckor, delvis parallellt med steg 2
5. Värdeberäkning och granskning av kravspecifikationen – cirka 1 vecka
6. Slutrapport, informationspaket till anbudssökande och presentation – 3–5 dagar

Vanliga misstag och hur du undviker dem

• Att bara bjuda in den befintliga leverantören och dess kända konkurrenter. Gör dialogen känd offentligt och kontakta företag från tilldelningsmeddelanden i andra medlemsstater.
• Att låta en deltagare skriva kravspecifikationen. Protokollför varje möte och dokumentera varför varje förslag godtogs eller avvisades.
• Att sätta värdet lågt för att hamna under ett tröskelvärde. Artikel 5 förbjuder att en beräkningsmetod väljs, eller att ett inköp delas upp, i syfte att kringgå direktivet utan objektiva skäl.
• Att hålla resultaten internt. Information som kan gynna en deltagare ska nå alla anbudssökande i tid för att de ska kunna använda den.
• För leverantörer: att sälja i stället för att informera. Ett svar som läses som en broschyr brukar tillmätas litet värde.

Vem den passar

Uppdaterad: 9 nov. 2026