Markedsdialog og anslået kontraktværdi ved offentlige udbud

Spørgsmål, som analysen besvarer

• Hvor mange leverandører kan realistisk afgive tilbud, og hvorfra?
• Hvilken anslået værdi kan vi begrunde, når optioner, forlængelser og alle delkontrakter er medregnet?
• Hvilke krav i vores udkast begrænser konkurrencen uden at tilføre værdi?
• Bør kontrakten opdeles i delkontrakter – efter region, ydelsestype eller volumen?
• Hvilke tidsfrister, kontraktlængder og betalingsbetingelser anser markedet for realistiske?
• For leverandører: Hvad bør vores svar på markedsdialogen indeholde, og hvad bør det udelade?

Hvornår du har brug for den

Ordregivere bestiller typisk denne opgave, når genstanden for indkøbet er ny for dem, når det seneste udbud kun fik ét tilbud eller slet ingen, eller når teknologien har flyttet sig siden den forrige kontrakt. Den anslåede værdi er en fjerde anledning. Artikel 5 baserer den på det samlede beløb, der skal betales, ekskl. moms, inklusive optioner og forlængelser, og det tal afgør, hvilken procedure der gælder, og om reglerne om EU-dækkende offentliggørelse finder anvendelse. En revisor vil spørge, hvordan tallet er fremkommet; »den sidste kontrakt plus inflation« er et svagt svar.

Leverandører bruger den samme research fra den anden side. Et kortfattet svar på markedsdialogen om markedets kapacitet, realistiske leveringstider og gængse prismodeller kan bidrage til en mere retfærdig kravspecifikation – forudsat at det argumenterer for åben konkurrence og ikke for dit eget produkt.

Der er sjældent brug for den ved rutineindkøb, hvor der findes nylige sammenlignelige kontrakter, eller hvor en rammeaftale fastlægger vilkårene, og den kommer for tidligt, før beslutningen om at købe er truffet.

Nationale regler ligger oven på direktivet og adskiller sig i detaljen – i Danmark udbudsloven, i Bulgarien loven om offentlige udbud og i Nederlandene Aanbestedingswet 2012, som hver tilføjer deres egne trin. I Danmark er det Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der vejleder om udbudsreglerne. Ikke juridisk rådgivning: Denne side er generel information; få de proceduremæssige krav bekræftet af din juridiske rådgiver.

Eksempel på indholdsfortegnelse

1. Ledelsesresumé – værdiinterval og de ændringer i kravspecifikationen, der betyder mest
2. Afgrænsning og retligt grundlag – genstand, CPV-koder og nationale regler, der skal tjekkes
3. Metode – hvem der blev hørt, hvordan, og hvordan ligebehandlingen blev sikret
4. Leverandørmarkedets struktur – potentielle tilbudsgivere, koncentration og SMV'ers tilstedeværelse
5. Sammenlignelige kontrakter – tidligere kontrakter, normaliseret for omfang og varighed
6. Anslået kontraktværdi – beregning, optioner, forlængelser og delkontrakter, angivet som et interval
7. Resultater af markedsdialogen – anonymiserede temaer fra spørgeskemaer og møder
8. Risici i kravspecifikationen – klausuler, der kan afholde fra at byde eller favorisere den nuværende leverandør
9. Muligheder for opdeling og procedure – markedsdokumentation for hver struktur
10. Dokumentationspakke – udbudsmappen og informationspakken til alle ansøgere

Metode og kilder

Offentliggjort dokumentation først

Vi begynder med desk research: bekendtgørelser om indgåede kontrakter i TED og på nationale portaler som TenderNed i Nederlandene, virksomhedsregistre, branchefortegnelser og ordregiverens egne indkøbsdata. Vores guide til gratis markedsdatakilder i Europa oplister de vigtigste. Tidligere kontrakter justeres for omfang, varighed og indeksering, før de indgår i estimatet.

Struktureret input fra leverandørerne

Et skriftligt spørgeskema sendes til alle leverandører, der kan identificeres, ikke kun de velkendte, og annonceres offentligt, hvor national praksis forventer det. Enkeltmøder følger en fast dagsorden og refereres; ingen deltager ser budgetudkastet. Interviewene følger vores tilgang til B2B-undersøgelser: ledende respondenter, korte sessioner og præcise spørgsmål om kapacitet, leveringstider og omkostningsdrivere.

Opbygning af estimatet

Værdien trianguleres ud fra sammenlignelige kontrakter, en bottom-up-omkostningsmodel bygget på logikken fra beregning af markedsstørrelse og de intervaller, leverandørerne angiver. Hvor kilderne er uenige, forklarer rapporten hvorfor i stedet for at udjævne forskellen med et gennemsnit, og artikel 5's regler om delkontrakter, optioner og forlængelser anvendes eksplicit.

Sikring af ligebehandling

Artikel 41 kræver foranstaltninger, når en ansøger har bidraget til at forberede proceduren – først og fremmest at de relevante oplysninger deles med alle ansøgere, og at der fastsættes passende frister. Vi udarbejder den informationspakke.

Det får du

• Plan for markedsdialogen: invitationstekst, spørgeskema og mødedagsorden
• Anonymiseret resumé af resultaterne, som kan deles med alle ansøgere
• Notat om den anslåede værdi med beregning, kilder og antagelser
• Excel-regneark med sammenlignelige kontrakter og omkostningsmodellen
• Gennemgang af kravspecifikationen med markerede klausuler og alternativer
• Præsentation til ledelsen; for leverandører et dokumenteret svar på markedsdialogen

Sådan forløber projektet

1. Afklaringsmøde og gennemgang af udkast til udbudsmaterialet – 3–5 dage
2. Desk research i bekendtgørelser, registre og indkøbsdata – 1–2 uger
3. Offentliggørelse af spørgeskema og invitation af leverandører – ca. 1 uge
4. Svarperiode og enkeltmøder – 2–3 uger, delvis parallelt med trin 2
5. Anslået værdi og gennemgang af kravspecifikationen – ca. 1 uge
6. Endelig rapport, informationspakke til ansøgerne og præsentation – 3–5 dage

Typiske fejl, og hvordan du undgår dem

• At invitere kun den nuværende leverandør og dens kendte konkurrenter. Offentliggør markedsdialogen, og kontakt virksomheder fra bekendtgørelser i andre medlemsstater.
• At lade én deltager skrive kravspecifikationen. Tag referat af hvert møde, og notér, hvorfor hvert forslag blev accepteret eller afvist.
• At sætte estimatet lavt for at holde sig under en tærskelværdi. Artikel 5 udelukker, at man vælger en beregningsmetode eller opdeler et indkøb for at undgå direktivet uden objektive grunde.
• At holde resultaterne internt. Oplysninger, der kan begunstige en deltager, skal nå alle ansøgere i tide til, at de kan bruge dem.
• For leverandører: at sælge i stedet for at informere. Et svar, der læses som en brochure, tillægges som regel ringe vægt.

Hvem den passer til

Opdateret: 9. nov. 2026