Как се прави пазарно проучване по ЗОП за прогнозна стойност

Какво трябва да докаже проучването?

Преди първото запитване си отговорете какво точно ще защитава записката. Добрата обосновка показва три неща. Първо, каква е общата стойност без ДДС, включително опциите, подновяванията и всички обособени позиции. Второ, че пазарът може да изпълни поръчката при такава стойност. Трето, как е получено числото — от кои източници, към коя дата и с какви изключения.

Прогнозната стойност определя приложимия ред на възлагане, сроковете и публикациите, затова грешката в нея рядко остава само финансова. Тук описваме аналитичната страна на работата; по-широкият контекст и типичното съдържание на записката са в страницата за пазарно проучване по ЗОП.

Стъпка 1: Опишете предмета, количествата и срока

Проучването е толкова точно, колкото е описанието на поръчката. Преди да търсите цени, превърнете заданието в ценови образец: списък на позициите с мерна единица, количество за целия срок и изискванията, които влияят на цената — гаранция, място и честота на доставка, време за реакция.

На този етап решете и кои опции включвате: удължаване на срока, допълнителни количества, подновяване. Ако обмисляте обособени позиции, разпределете артикулите по тях още сега. Един и същ ценови образец ще изпратите на всички доставчици и ще ползвате за сравнение със стари договори.

Пример: хипотетична общинска администрация възлага за три години профилактика и ремонт на 120 климатика, с опция за още една година. Ценовият образец има три позиции: планова профилактика (брой климатици × две посещения годишно), ремонт по заявка (брой посещения, прогнозиран по историята от последните години) и резервни части (по каталог, с процент отстъпка). Количествата се смятат за четири години, защото опцията също влиза в стойността.

Стъпка 2: Намерете сходни договори

Започнете от собствените си предходни договори, след това потърсете поръчки на други възложители в ЦАИС ЕОП, а за по-стари процедури — в архива на Регистъра на обществените поръчки. Търсете и по CPV код, и по ключови думи, защото един и същ предмет понякога е класифициран различно.

При всеки договор отбелязвайте пет неща: обхват и количества, срок, сключена (а не само прогнозна) стойност, анекси и брой получени оферти. Последното е полезен индикатор за конкуренцията. Ако сходни поръчки редовно получават по една оферта, вероятно е нужен по-задълбочен отраслов анализ или преглед на изискванията.

Стъпка 3: Изпратете еднакви запитвания до доставчици

Запитването е основният първичен източник, затова форматът му трябва да позволява сравнение. Добро запитване съдържа:

1. Кратко описание на предмета и техническата спецификация или проект на нея.
2. Ценовия образец от стъпка 1, който доставчикът попълва.
3. Условията, които влияят на цената: срок, място на изпълнение, начин на плащане, гаранция.
4. Изрично уточнение, че запитването служи за определяне на прогнозна стойност и не е покана за участие.
5. Срок за отговор и начин на изпращане.
6. Как ще бъде използвана информацията и как се пазят търговските данни.

Изпращайте по канал, който оставя следа — имейл или профила на купувача, — и регистрирайте датата за всеки адресат. Преди да използвате отговорите, проверете в Търговския регистър дали отговорилите фирми не са свързани помежду си. Самото набиране на отговори следва логиката на B2B проучване: точно намерен контакт, кратък въпросник, напомняне след няколко дни. Срокът за отговор обикновено е между пет и десет работни дни — при по-кратък срок отговорите намаляват.

Стъпка 4: Добавете публични цени и статистика

Индикативните оферти често са завишени „за всеки случай“, затова ги проверете срещу независими данни: ценови листи и каталози, публични търговски платформи, цени от предходни договори, приведени към днешна дата с индексите на НСИ. Тази част е класическо кабинетно проучване — всяка цена се записва с източник и дата на извличане. За актуализация на стари договори изберете индекса, който отговаря на предмета: индекса на потребителските цени за стоки на дребно, индексите на цените на производител за промишлени стоки, индексите на цените на строителната продукция за ремонти.

Ако се налага сравнение с чужди цени, не ги пренасяйте директно. По данни на Евростат за 2024 г. ценовото равнище на БВП в България е 61,4% от средното за ЕС, а в Нидерландия — 117,2%. Разликата зависи силно от категорията, така че един общ коефициент не върши работа.

При храните отстъпът от средното за ЕС е около 11 пункта, а при ресторантите и хотелите — близо 47. За доставка на хранителни продукти чуждите цени ще са по-близо до българските, отколкото при кетъринг и хотелски услуги.

Стъпка 5: Изчислете прогнозната стойност

Стойността се изгражда отдолу нагоре: за всяка позиция — единична цена × количество за целия срок, после сбор по обособени позиции и общо. Всичко е без ДДС, а към основния срок се добавят опциите и подновяванията.

За единичната цена ползвайте медианата на сравнимите отговори, а не средната. Пример с условни стойности: пет оферти с единична цена 92, 100, 104, 108 и 160. Средната е 112,8 и е изтеглена нагоре от една крайна оферта; медианата е 104 и описва пазара по-добре. Изключените отговори — несъответстващи на спецификацията, от свързани фирми или остарели — се изброяват в записката с причината.

В примера с климатиците отговарят четири от седемте поканени фирми. Една е изключена, защото е включила резервните части в цената на профилактиката и офертата ѝ не е сравнима. За трите останали се взема медианата по всяка позиция, а за резервните части — каталожната цена, намалена с медианната отстъпка.

Накрая направете проста проверка на чувствителността: как се променя стойността при по-голям обем, по-дълъг срок или по-високо ниво на обслужване. Тя показва дали сте близо до праг, при който се сменя редът на възлагане.

Стъпка 6: Подредете досието

Проучване, което не е документирано, при проверка все едно не е правено. Досието трябва да позволи на човек, който не е участвал в работата, да повтори изчислението.

Стъпка 7: Проверете актуалността преди откриване

Между проучването и откриването на процедурата често минават месеци. Ако спецификацията се е променила, ако пазарните цени са се движили или ако междувременно са проведени пазарни консултации, обновете изчислението. Кога консултациите са подходящи и по какво се различават от проучването, обясняваме в статията пазарно проучване или пазарни консултации.

Добра практика е записката да има дата на актуалност и кратко изречение кой и кога е потвърдил, че данните са още валидни. В примера проучването е готово през март, а процедурата се открива през септември. Преди откриването администрацията проверява дали каталогът на производителя е обновен и дали междувременно не е сключен нов сходен договор.

Чести грешки при обосновката

• Стойност, изведена от бюджета. „Имаме толкова средства“ не е пазарна обосновка; бюджетът се сверява с проучването, а не обратното.
• Запитване без ценови образец. Всеки доставчик оферира различен обхват и отговорите не могат да се сравнят.
• Смесени условия. Цени с и без ДДС, с и без доставка или монтаж в една таблица изкривяват резултата.
• Отговори от свързани фирми. Две оферти от дружества с общ собственик не са два независими източника.
• Средна стойност, изтеглена от крайност. Една много висока оферта може да надуе стойността; ползвайте медиана и обяснявайте изключенията.
• Разговори без следа. Цена, уточнена по телефона и непотвърдена писмено, не може да бъде представена при контрол.