Пазарно проучване или пазарни консултации по ЗОП: каква е разликата

Защо двата инструмента се бъркат?

И в двата случая възложителят се обръща към пазара, преди да открие процедура, и в двата може да получи информация за цени. Затова във вътрешните правила и в разговорния език „проучване“ и „консултации“ нерядко се използват като синоними. Разликата обаче не е само в думите. Проучването дава число — прогнозна стойност, — а консултациите дават знание за пазара, което променя спецификацията, критериите и графика.

Последствията също са различни. Имейл до пет фирми с молба за индикативна цена обикновено остава вътрешна работа. Среща, на която доставчик обяснява кои технически решения са налични, вече поставя въпроса как същата информация ще стигне до всички бъдещи участници. Правилата и за двата инструмента идват от европейската Директива 2014/24/ЕС, затова логиката е сходна в целия Съюз.

Какво е пазарното проучване за прогнозна стойност?

Чл. 21 ЗОП задължава възложителя да определи прогнозната стойност на всяка поръчка — общата сума, която ще бъде платена без ДДС, включително опциите и подновяванията. Законът не предписва един-единствен метод, затова начинът на проучване обикновено е уреден във вътрешните правила. На практика се комбинират собствени предходни договори, сходни договори на други възложители, запитвания до доставчици и публични ценови източници.

Комуникацията е еднопосочна: възложителят изпраща еднакво запитване и получава индикативни отговори, без да обсъжда изискванията с фирмите. Резултатът е аналитична записка в досието, която показва как е получена прогнозната стойност. От нея зависят изборът на процедура, сроковете и бюджетът. Какво съдържа такъв документ, описваме в страницата за пазарно проучване по ЗОП.

Какво са пазарните консултации по чл. 44 ЗОП?

Пазарните консултации са възможност, а не задължение. Преди да открие процедура, възложителят може да поиска становища от независими експерти, от органи или от участници на пазара и да ги използва при планирането и провеждането на поръчката. Условието е консултациите да не нарушават конкуренцията и принципите на равнопоставеност и недопускане на дискриминация.

Темите обикновено са по-широки от цената: какви технически решения предлага пазарът, колко време реално отнема изпълнението, има ли смисъл от обособени позиции, кои изисквания са стандартни и кои стесняват кръга на участниците. Форматът може да е публична покана с въпросник, писмени становища или срещи с еднакъв дневен ред за всички.

Тъй като доставчикът участва активно в подготовката, законът изисква от възложителя мерки, ако същата фирма по-късно подаде оферта — например обменената информация да се предостави на всички участници и срокът за оферти да е подходящ. Отстраняване се допуска само ако равнопоставеността не може да се осигури по друг начин и след като фирмата е имала възможност да докаже, че участието ѝ в консултациите не нарушава конкуренцията.

Разликата в една таблица

Кога стига само пазарно проучване?

Консултациите отнемат време и изискват внимателна организация, затова не са нужни за всяка поръчка. Пазарното проучване обикновено е достатъчно, когато:

• предметът е стандартен — канцеларски материали, горива, хранителни продукти — и спецификацията се пише по общоприети характеристики;
• възложителят купува същото от години и има актуален договор с проследими цени;
• на пазара има много независими доставчици и публични ценови листи;
• стойността и сложността не оправдават допълнителен етап в графика.

В тези случаи по-голямата част от работата е кабинетно проучване на сходни договори и цени, допълнено с няколко писмени запитвания.

Кога си струват пазарните консултации?

Консултациите са полезни, когато несигурността е в самото съдържание на поръчката, а не само в цената. Типичните сигнали са шест:

1. Купувате нещо за първи път или технологията се е сменила от последния договор.
2. Не знаете кои изисквания са реалистични — срок за внедряване, ниво на поддръжка, гаранционни условия.
3. Изпълнителите са малко и има риск никой да не подаде оферта.
4. Обмисляте обособени позиции и искате да разберете как е организиран пазарът — кой какво може да изпълни самостоятелно.
5. Поръчката е дългосрочна или с голяма стойност и грешка в спецификацията ще се усеща години наред.
6. Искате да проверите дали проектът на спецификация не облагодетелства неволно един доставчик.

Разговорът с доставчиците в такива случаи прилича на B2B проучване: едни и същи въпроси към всички, записки от всяка среща и ясно разделяне на фактите от търговските аргументи.

Пет недоразумения, които създават проблеми

• „Консултациите са задължителни при голяма поръчка.“ Чл. 44 ЗОП ги допуска, но не ги изисква. Решението е на възложителя и зависи от несигурността в предмета, а не само от стойността.
• „Щом сме провели консултации, стойността е обоснована.“ Становищата на фирмите са мнения на заинтересовани страни. Числото пак трябва да бъде проверено срещу сходни договори и независими цени.
• „Ще поканим само фирмите, които познаваме.“ Тесният кръг поканени лесно изглежда като предпочитание. Публичната покана и еднаквите въпроси защитават и възложителя, и участниците.
• „Три оферти и готово.“ Ако трите отговора са от свързани фирми или за различен обхват, проучването не доказва нищо. Значение имат независимостта и сравнимостта, а не броят.
• „Всичко от срещите е поверително.“ Търговската тайна на отделната фирма се пази, но информацията, която влияе на поръчката — изисквания, срокове, технически решения, — трябва да е достъпна за всички.

В какъв ред се правят и как се документират?

Логичният ред е: план на поръчката → консултации, ако са нужни → окончателна спецификация → пазарно проучване на стойността → решение за откриване. Ако проучването е направено преди консултациите, а те променят обхвата, стойността трябва да се преизчисли спрямо новата спецификация.

Документирането също се различава. За проучването пазите запитванията с дати, отговорите, справката за сходни договори и изчислението. За консултациите — поканата и до кого е изпратена, участниците, въпросите и становищата, обобщение как са използвани резултатите и какви мерки сте взели за равнопоставеност. На практика поканата и информацията от консултациите се публикуват в профила на купувача в ЦАИС ЕОП, за да са достъпни за всички. Какво точно изисква актуалната уредба във Вашия случай, проверете с юрист. Стъпките на самото проучване са разписани в статията как се прави пазарно проучване по ЗОП.

Пример: една поръчка, два инструмента

Пример: хипотетична областна администрация планира проучване на удовлетвореността на гражданите от административното обслужване — анкета сред жителите на областта и няколко фокус групи. Досега тя не е възлагала подобна услуга.

Проучването на стойността започва с въпроса колко са потенциалните изпълнители. По данни на Евростат през 2024 г. в България работят 591 предприятия в дейност „Проучване на пазара и изучаване на общественото мнение“ (КИД 73.2) с общо 3 674 заети — средно около шестима души на предприятие. Броят им расте бавно, но повечето фирми са малки и не всички могат да проведат представителна анкета в цяла област.

Консултациите отговарят на другите въпроси: телефонна или онлайн анкета, какъв размер на извадката е разумен за точност по общини, колко време реално отнема теренът, дали анкетата и фокус групите да бъдат отделни позиции. Да допуснем, че няколко фирми посочват, че само онлайн анкета ще изпусне част от по-възрастните жители, и препоръчват смесен метод. Администрацията променя спецификацията, публикува обобщението и едва тогава проучва стойността по новия обхват — с еднакви запитвания, сходни договори на други администрации и описание на метода, както при всяко анкетно проучване.

В досието накрая остават два отделни пакета документи: от консултациите — покана, становища и обобщение с промените в спецификацията; от проучването — запитвания, отговори, справка за сходни договори и изчисление. Така при проверка всеки въпрос има отговор на едно място.